Roari Solutions- 4 أقسام للقضايا
- التوكيلات، والمراسلات، والمرافعات، والأحكام، مما يعكس الملف الورقي
- 5 مراحل للقضية
- من التسوية إلى النقض، مع سجل المراحل، وتتبع التقدم، وعرض لوحة المعلومات
- 34 صلاحية
- تُمنح لكل قسم على حدة، وترتبط تلقائيًا، وتكون غير مرئية عند حجبها
- روابط ملفات مدتها 60 ثانية
- للاستخدام مرة واحدة، ومرتبطة بالجلسة، ويتم عرضها مع العلامة المائية الخاصة بالمشاهد
- مفتاح تشفير واحد لكل ملف
- مشفّر باستخدام AES-256-GCM، ويُفتح بكلمة مرور شخصية، ويتم تسجيل الدخول عند كل فتح
- 3 وجهات للنسخ الاحتياطي
- الخادم، والتخزين البعيد، وجهاز الكمبيوتر الخاص بالمسؤول، وفقًا لجدول زمني تحدده أنت
Arshifi، نظام أرشفة القضايا للمكاتب القانونية
الخلفية
في مكتب المحاماة، يعمل العديد من المحامين تحت اسم شركة واحدة، وتنتج كل قضية كمية هائلة من المستندات الورقية: التوكيلات، وبطاقات الهوية، والمراسلات، والمرافعات، والأحكام القضائية. ومع نمو المكاتب، عادةً ما ينتهي المطاف بهذه المستندات في الأدراج، وعلى محركات الأقراص المشتركة، وعلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة الشخصية.
المشكلة
كان كل مكتب تحدثنا إليه يطرح نفس الأسئلة الثلاثة باستمرار، ولم يكن بإمكان خزانة الملفات ولا المجلد المشترك الإجابة عليها:
- أين توجد التوكيلات القانونية للعميل؟ قد تكون في أحد الأدراج، أو على جهاز كمبيوتر أحد الزملاء، أو في رسالة بريد إلكتروني قديمة. ويستغرق البحث عن المستندات وقتًا يُستقطع من الوقت المخصص للقضية نفسها، ولا يعرف الموظفون الجدد من أين يبدأون.
- من فتح هذا الملف؟ النسخة المرسلة إلى الهاتف أو المحفوظة على سطح المكتب لا تخبرك بمن شاهدها، أو متى، أو ما إذا كانت لا تزال بحوزته.
- ماذا لو تعطل الكمبيوتر؟ سنوات من القضايا مخزنة على قرص واحد أو حساب شخصي، ولم يحاول أحد قط استعادة النسخ الاحتياطية.
احتياجات العميل
قدمت شركة المحاماة التي أنشأنا معها Arshifi متطلبات واضحة:
- محاكاة الملف الورقي: كان يجب أن يحتوي كل مجلد قضية على الأقسام الأربعة نفسها الموجودة في المجلدات الورقية للمكتب، وكان يجب أن تتبع مراحله نموذج القضايا الورقية الخاص بالمكتب.
- تقييد الوصول حسب الدور الوظيفي: يجب أن تتمكن السكرتيرة من حفظ التوكيلات دون أن ترى الحكم القضائي مطلقًا.
- حماية كل ملف: يجب أن يتطلب فتح أي مستند إدخال كلمة مرور.
- النسخ الاحتياطي خارج نطاق الخادم: يجب أن تصل النسخ الاحتياطية إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بالمسؤول، وليس إلى الخادم فقط.
- العمل باللغة العربية: كان يجب أن تكون الواجهة من اليمين إلى اليسار.
لم يستطع التخزين السحابي العام تلبية هذه الاحتياجات. فهو لا يعرف شيئًا عن مراحل القضايا، وتقتصر أذوناته على مستوى المجلد، ويمكن لأي شخص لديه حق الوصول تنزيل أي شيء.
الحل
تم تصميم «أرشفي» بناءً على هذه الاحتياجات:
- مجلد واحد لكل قضية: يتم تسمية كل مجلد قضية تلقائيًا على النحو التالي: العميل - الرقم - السنة - الموضوع، مع أربعة أقسام ثابتة وخمس مراحل بدءًا من التسوية وحتى محكمة النقض.
- مستويان من الوصول:
- تحدد مصفوفة مكونة من 34 إذنًا من يمكنه رؤية القضية أو القسم. أي شيء لا يُسمح للمستخدم برؤيته يُعتبر ببساطة غير موجود بالنسبة له.
- كلمة مرور وصول شخصية، منفصلة عن معلومات تسجيل الدخول، تفتح كل مجلد ويُطلب إدخالها مرة أخرى عند كل معاينة وتنزيل.
- الملفات المحمية: يتم تشفير الملفات في حالة السكون باستخدام مفتاح منفصل لكل ملف. ولا تصل هذه الملفات إلى المتصفح إلا من خلال روابط صالحة للاستخدام مرة واحدة لمدة 60 ثانية، وتحتوي المعاينات على علامة مائية تحمل اسم المشاهد.
- سجل تدقيق كامل: يتم تسجيل كل عملية تسجيل دخول، وإلغاء قفل، ومعاينة، وتنزيل، كما يتم تسجيل المحاولات الفاشلة أيضًا.
- النسخ الاحتياطية: يتم إجراؤها وفقًا لجدول زمني محدد، ويتم نسخها إلى الخادم وإلى وحدة تخزين خارجية وإلى جهاز الكمبيوتر الخاص بالمسؤول. يمكن فتح كل أرشيف حتى بدون استخدام المنصة.
النتيجة
يمكن العثور على أي مستند في ثوانٍ معدودة، ولا يمكن فتحه إلا للأشخاص المصرح لهم، ويترك كل وصول سجلًا. النسخ الاحتياطية مرئية ويمكن التحقق منها بدلاً من الافتراض.