نظام التواجد والإدارة عبر الإنترنت لجامعة التكنولوجيا

نظام واحد، سجل طلابي واحد

1. المشكلة

كان كل مكتب في الجامعة يحتفظ بسجلاته الخاصة. وكانت الدرجات تتنقل بين أعضاء اللجنة في شكل جداول بيانات. وكانت ملفات القبول محفوظة في مجلدات. ولم تعرف إدارة المحاسبة أن الطالب لم يسدد الرسوم إلا عندما سأل أحدهم عن ذلك صدفة. وكان نفس الطالب مسجلاً في خمسة أماكن مختلفة، ونادراً ما كانت تلك السجلات الخمسة متطابقة.

2. كيف عالجنا المشكلة

قمنا بدمج جميع المكاتب في نظام مشترك واحد. يعمل كل مكتب في مساحته الخاصة ولا يرى سوى ما هو مسؤول عنه. تعمل جميعها من نفس سجل الطالب. هناك سبعة أقسام تعمل حاليًا: شؤون الموظفين، والمحاسبة، والدرجات والنتائج، والتقديم والقبول، والتقويم والفعاليات، والإدارة، ونظام إدارة التعلم (LMS). ويجري حاليًا إنشاء المكاتب المتبقية.

3. ما بين السطور

لم تكن الشاشات هي الجزء الصعب. كان الجزء الصعب هو القواعد التي لم يكتبها أحد: من الذي يجب أن يوافق على النتائج قبل أن تصبح نهائية، وكيف يغير الامتحان التكميلي ترتيب الطالب، وما الذي يتعين على الطالب القيام به بمجرد اجتيازه المقابلة. اجتمعنا مع الموظفين الذين يطبقون هذه القواعد يوميًا، حتى يعمل النظام بالطريقة التي يعملون بها بالفعل.

4. النتيجة النهائية

يمكن للطالب الآن التقدم بطلب الالتحاق، والحصول على القبول، ودفع الرسوم، وحضور الدروس عبر نظام إدارة التعلم (LMS)، والتحقق من النتائج المعتمدة، كل ذلك من مكان واحد وبمعلومات تسجيل دخول واحدة. لم يعد الموظفون يقضون أيامهم في مقارنة جدول بيانات بآخر